Privacy policy

Last updated: 4 January 2023

1. INTRODUCTION AND DATA CONTROLLER

• 1.1 Data controller

• Steelcase GmbH (the "Company", "we", "us" or "our"), a German limited liability company “Gesellschaft mit beschränkter Haftung” with a capital of 10.500.000 EUR, whose registered office is located at Brienner Strasse 42, 80333 Munich, Germany, registered as a company at the Munich Commercial Register under No. HRB 280914, acts as the data controller of the information that we may collect from you or that you may communicate to us when you visit https://nl.steelcase.com/ (our "Website").

  This policy may be subject to change from time to time, as indicated below under clause 8 “Changes to our Privacy Policy”. Your continued use of the Website following the implementation of any changes will constitute your acceptance of those changes.

• 1.2 Important information

• This policy applies only to the information we collect on the Website and in e-mails and other electronic messages exchanged between you and us. It does not apply to information that we collect offline or by any other means, including on any other website operated by us or third parties (including our affiliates), that may be redirected to or accessible from the Website.

• 1.3 Children's Privacy

• Our Website is not intended to deliberately collect personal data from children.

  If you are under the age of 16, please do not use or provide information on the Website or on or through any of its features. If we discover that we have collected or are seen to collect personal data from a child under the age of 16 without parental consent, we will delete such information.

• 1.4 Hypertext Links

• The Website may include links to websites published by third parties. By clicking on such links, third parties may collect or share information about you. We have no control over third party websites, and we have no responsibility or liability for the manner in which they may treat your personal information. When you leave the Website, we recommend that you review the privacy policy of each website you visit.

2. PURPOSES AND LEGAL BASIS OF THE PROCESSING

• We may need to process some of your personal data in order to:
  • provide our services, sell products and ensure the management and follow-up of customer relations. This processing is based on Article 6.1(b) of Regulation 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 ("GDPR"), under which processing is lawful if it is necessary for the performance of a contract to which the data subject is party; and
  • answer to your requests in the exercise of your rights under the GDPR. This processing is based on article 6.1 (c) of the GDPR, according to which processing is lawful if it is necessary for compliance with a legal obligation to which the data controller is subject.

3. PERSONAL DATA COLLECTED

• We may collect several types of information from and about users of the Website, including the following information:
  • Identifying information that allows us to identify you personally and that you voluntarily provide, such as your name, postal address, e-mail address, telephone number or any other information that can be used to identify, locate or contact you online or offline;
  • Information related to your orders and payments; and/or
  • Technical, usage and marketing data relating to your Internet connection, the equipment you use to access the Website and usage information for the purpose of improving your access to and use of the Website.
• We collect such information: (a) directly from you when you provide it to us; and/or (b) automatically when you visit the Website, including Website usage information, IP addresses and information collected through cookies.

4. YOUR RIGHTS

• You have the right:
  • to request access to your personal data, their correction, their deletion as well as the limitation of their treatment;
  • when the processing is based on the execution of the contract, to request the portability of your data;
  • to send specific instructions regarding the use of your personal data after your death;
  • to object at any time to the processing of your personal data (i) for reasons relating to your particular situation, when such processing is based on the pursuit of our legitimate interests; or (ii) for the purposes of canvassing, including profiling to the extent that it is related to such canvassing.
• To exercise these rights, you may contact us via the following e-mail address: privacy@steelcase.com, indicating your first and last names and providing proof of your identity. In accordance with Article 12.5 of the GDPR, we may refuse to grant the request if it is manifestly unfounded or excessive.
• You also have the possibility of filing a complaint with the Autoriteit Persoonsgegevens or AP (Dutch Data Protection Authority or Dutch DPA), the supervisory authority responsible for the protection of personal data.

5. RECIPIENTS OF YOUR DATA

• We only communicate your personal data to authorized and determined recipients to meet the purposes previously indicated. These include in particular:
  • persons in charge of sales, finance, customer relations, logistics and IT services.
  • our subsidiaries and affiliates; and
  • our service providers and other third parties that we use to provide our services and who are contractually bound to maintain the confidentiality of personal data and to use it only for the purposes for which we disclose it to them.
• We may also disclose your personal data:
  • to comply with any legal obligation, request or legal process, including to respond to any governmental or regulatory request; and
  • to enforce our Terms and Conditions of Use and our Terms and Conditions of Sale.

6. DATA TRANSFER OUTSIDE THE EUROPEAN ECONOMIC AREA

• Because the Company is a wholly-owned subsidiary of the Steelcase Group, with its ultimate parent company located in the United States, and given the international nature of our business and the centralized nature of certain Steelcase Group activities, your personal data may be stored and processed at various levels (e.g., global, regional and/or local) where the Steelcase Group has facilities, including outside the European Economic Area.
• To ensure adequate protection of personal data transfers outside the European Economic Area, the Company and its affiliates, subsidiaries or service providers have implemented Standard Contract Clauses for the Transfer of Personal Data to Third Countries ("Standard Contracts"), in accordance with European Commission Decision 2004/915/EC of December 27, 2004. You may obtain a copy of these Standard Contracts by contacting us at the following e-mail address: privacy@steelcase.com.
• Also information submitted by users to the Website will be transmitted to and shared with third parties that may be located in other countries, in order to provide services to such users, including but not limited to transaction processing and fraud prevention.

7. DATA RETENTION PERIOD

• The personal data processed by the Company is kept for a period not exceeding the time necessary to provide our services and to manage and monitor the relationship with our customers and prospects. Certain personal data may be retained by way of archiving beyond this period in order to enable us to establish proof of the contract or of the fulfilment of our obligations within the legal prescription periods.

8. CHANGES TO OUR PRIVACY POLICY

• Our practice is to post any changes to our privacy policy on this page.
• If we substantially change the way we treat our users' personal data, we will notify you by e-mail via the e-mail address in your account, and/or by a notice published on the home page of the Website.
• The date of last revision of the privacy policy is indicated at the top of the page.

9. CONTACT INFORMATION

• If you have any questions or comments about this Privacy Policy or our data privacy practices, and/or if you wish to exercise your rights, please contact us via the following e-mail privacy@steelcase.com.

Laatst bijgewerkt: 4 Januari 2023

1. INLEIDING EN VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

• 1.1 Verwerkingsverantwoordelijke

• Steelcase GmbH (het "Bedrijf", "we", "wij" of "ons"), “Gesellschaft mit beschränkter Haftung”, een bedrijf met beperkte aansprakelijkheid, gevestigd aan de Brienner Strasse 42, 80333 te München, Duitsland, en geregistreerd bij het Handelsregister te München onder het inschrijfnummer HRB 280914, is verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de persoonsgegevens die wij van u verzamelen of die u aan ons doorgeeft wanneer u onze website https://nl.steelcase.com/ (onze "Website") bezoekt.

  Deze Policy kan van tijd tot tijd door ons worden gewijzigd zoals ook is beschreven in artikel 8 “Wijzigingen in onze Privacy Policy”. Indien u onze Website ook na dergelijke wijzigingen blijft gebruiken, geeft u daarmee aan dat u akkoord gaat met die wijzigingen.

• 1.2 Belangrijke informatie

• Deze Policy is slechts van toepassing op de informatie die wij via onze Website en door middel van e-mails en andere elektronische berichten hebben verzameld. Deze Policy is niet van toepassing op informatie die wij offline hebben verkregen of op informatie die via websites van derden (daaronder inbegrepen onze dochterondernemingen), die al dan niet verwijzen naar onze Website, wordt verzameld.

• 1.3 Bescherming van persoonsgegevens van kinderen

• Onze Website is er niet op gericht om persoonsgegevens van kinderen te verzamelen.

  Indien u jonger dan 16 jaar bent, verzoeken wij u deze Website niet te gebruiken en geen informatie aan ons te verstrekken. Indien wij ontdekken dat we persoonsgegevens hebben ingezien of verzameld van personen die jonger zijn dan 16 jaar, zonder dat een ouder of voogd daartoe toestemming heeft gegeven, gaan wij over tot de verwijdering van dergelijke persoonsgegevens.

• 1.4 Hypertext Links
• Deze Website kan links naar websites van derden bevatten. Als u op een link klikt, kunnen die derde partijen mogelijk persoonsgegevens van u verzamelen. Wij hebben geen invloed op dergelijke websites en zijn niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de wijze waarop dergelijke websites omgaan met uw persoonsgegevens. Wanneer u vanuit onze Website naar een website van een derde gaat, raden wij u aan de privacy policy van die partij door te nemen.

2. DOELEINDEN EN GRONDSLAGEN VOOR DE VERWERKING

• Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken om:
  • Onze diensten aan te bieden, producten te verkopen en een klantrelatie met u aan te gaan en te behouden. Deze verwerkingsactiviteiten vinden plaats op grond van artikel 6.1(b) van Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 ("AVG"), op basis waarvan een verwerking rechtmatig wordt geacht indien die verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene een partij is; en
  • Antwoord te geven op uw vragen en verzoeken in het kader van uw rechten op grond van de AVG. Deze verwerkingsactiviteiten vinden plaats op grond van artikel 6.1(c) AVG, op basis waarvan een verwerking rechtmatig wordt geacht indien die verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op de verwerkingsverantwoordelijke.

3. CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS

• Wij verzamelen verschillende soorten informatie over websitebezoekers, waaronder:
  • Informatie aan de hand waarvan wij u kunnen identificeren en die u vrijwillig aan ons ter beschikking stelt, zoals uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en andere informatie waarmee wij u online en/of offline kunnen identificeren, lokaliseren en/of contacteren;
  • Informatie met betrekking tot uw bestellingen en betalingen; en/of
  • Technische, gebruikers- en marketinggegevens met betrekking tot uw internetverbinding, apparaten waarmee u onze Website bezoekt en gebruikersinformatie waarmee wij onze Website kunnen verbeteren.
• Wij verzamelen dergelijke informatie: (a) via u; en/of (b) automatisch wanneer u de Website bezoekt, zoals gebruikersinformatie, uw IP-adres en informatie verkregen via cookies.

4. UW RECHTEN

• U hebt de volgende rechten:
  • Inzage in uw persoonsgegevens, het wijzigen daarvan, de verwijdering daarvan en de beperking van verwerking;
  • Voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op noodzakelijkheid in het kader van een overeenkomst, de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
  • Het beperken van onze verwerkingsactiviteiten nadat u bent overleden;
  • Het maken van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (i) voor redenen met betrekking tot uw specifieke situatie voor zover de verwerking gebaseerd is op onze gerechtvaardigde belangen; of (ii) voor zover uw persoonsgegevens worden verwerkt voor profileringsdoeleinden.
• Om een beroep te doen op een van deze rechten kunt u contact opnemen met ons via: privacy@steelcase.com. Vermeld hierbij uw voor- en achternaam en informatie aan de hand waarvan wij uw identiteit kunnen bevestigen. Op basis van artikel 12(4) AVG mogen wij verzoeken weigeren voor zover zij ongegrond of buitensporig zijn.
• U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

5. ONTVANGERS

• Wij delen uw persoonsgegevens enkel met geautoriseerde partijen voor zover dit noodzakelijk is voor de hierboven omschreven doeleinden. Deze partijen zijn:
  • Personen op het gebied van in- en verkoop, administratie, klantenservice, vervoer en IT.
  • Onze dochterondernemingen; en
  • Onze dienstverleners en andere derde partijen die wij inschakelen om onze diensten te verlenen en met wie wij geheimhouding overeen zijn gekomen en hebben afgesproken om de persoonsgegevens alleen te verwerken voor de hierboven genoemde doeleinden.
• Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen om:
  • Te voldoen aan wettelijke verplichtingen, verzoeken of procedures, inclusief verzoeken van bestuursorganen; en
  • Onze Gebruikersvoorwaarden en Verkoopvoorwaarden uit te voeren.

6. GEGEVENSSTROMEN BUITEN DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE

• Aangezien het Bedrijf een dochteronderneming van de Steelcase Group is en de moederonderneming zich in de VS bevindt, delen wij uw persoonsgegevens met onze moeder in de VS, en andere mogelijke entiteiten, vanwege het internationale karakter van ons Bedrijf.
• Om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen, hebben onze moeder- en dochterondernemingen de Modelcontracten geïmplementeerd (Beslissing van de Europese Commissie 2004/915/EG van december 27, 2004). Indien u een kopie wenst te ontvangen, kunt u contact opnemen met: privacy@steelcase.com.
• In aanvulling op het voorgaande delen wij ook persoonsgegevens met partijen buiten de Europese Economische Ruimte om onze diensten aan te kunnen bieden, zoals het verwerken van betalingen en fraudeonderzoek.

7. BEWAARTERMIJNEN

• Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten en om een klantrelatie met u aan te gaan en te behouden. Bepaalde categorieën van persoonsgegevens worden bewaard voor archiveringsdoeleinden, zodat wij in staat zijn aan te tonen dat wij een overeenkomst met u zijn aangegaan en dat wij onze verplichten zijn nagekomen.

8. WIJZIGINGEN IN ONZE PRIVACY POLICY

• Wij publiceren wijzigingen in onze Privacy Policy op deze pagina.
• Indien wij substantiële wijzigingen willen doorvoeren, zullen wij u daarover per het bij ons bekende e-mail en/of via een bericht op onze Website informeren.
• De datum waarop deze Privacy Policy voor het laatst is geüpdatet, staat bovenaan dit document vermeld.

9. CONTACT INFORMATIE

• Indien u vragen of opmerkingen heeft over deze Privacy Policy, de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken en/of indien u uw rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen via privacy@steelcase.com.